Jak zaplanować wyjazd incentive, by przynosił zamierzone efekty? (3% BUDŻETU = 40% REZULTATU!)

Wyjazd incentive może wzmacniać relacje, motywację i wyniki sprzedażowe. Ale może też pozostać jedynie dobrze zorganizowaną wycieczką.
Różnicę bardzo często robi nie sam kierunek, ale sposób zaprojektowania całego procesu.

W materiale pokazuję, jak planować wyjazd incentive w 3 etapach — przed wyjazdem, w trakcie i po powrocie — aby realnie wspierał cele biznesowe, a nie kończył się wraz z boardingiem powrotnym.

Dlaczego incentive często nie działa tak, jak powinno?

Tak – w powietrze wznosi się 500 000 zł zainwestowane w wyjazdy incentive. Nawet w momencie startu większość firm nie wie, czy ta inwestycja się zwróci.

A to uczestnicy nie wyrabiają targetów, a to kluczowe dla nas osoby oddają wyjazdy znajomym bądź rodzinie. Najczęściej wynika to z traktowania incentive jako wycieczki, a przecież to proces, który posiada trzy etapy. Każdy z nich ma odrębne cele i założenia.

Chciałbym wytłumaczyć to Wam na zasadzie lotu samolotem.

Pierwszy etap – podróż wyobrażona. Rozpoczyna się dużo wcześniej, zanim wsiądziemy do samolotu.
Drugi etap, przez wielu nazywany wycieczką, to podróż przeżywana.
I trzeci etap to podróż wspominana – rozpoczyna się w momencie, kiedy zabieramy z taśmy bagażowej nasze walizki i udajemy się do domu.

To, co ciekawe i bardzo istotne – jeżeli przeznaczymy tylko 2–3% naszego budżetu wyjazdowego na pierwszy i na trzeci etap, możemy uzyskać aż 40% efektywniejszy program.

A w tym filmie zagłębimy się w każdy z tych trzech etapów po to, żeby Wasz wyjazd nie tylko był efektowny, ale też efektywny.

No to co – lecimy z planem na Twój wyjazd incentive.

Paliwo lotnicze dla tego kanału dostarcza BT Events & Incentive – wyjazdy, które pracują dla Twojego biznesu.

1. Podróż wyobrażona

Pierwszym etapem jest podróż wyobrażona. Jest to etap, w którym uczestnicy muszą wywiązać się z kilku elementów, żeby móc przeżyć albo to, albo to, może to.

To etap, w którym walczymy o zaangażowanie, bazując na podróży, która nas czeka.

Pamiętacie ten przedsmak, kiedy jesteście na check-inie i nadajecie bagaże? Wyobrażacie sobie, jak będzie przebiegała Wasza podróż, jak będzie wyglądał hotel, jaka będzie plaża, jaka przygoda przed Wami i co na Was czeka.

To właśnie to uczucie chcemy wydobywać z naszych uczestników programu, żeby chcieli zawalczyć o naszą nagrodę.

Oni wyobrażą sobie dany wyjazd, ale w taki sposób, w jaki go zakomunikujemy.

Organizując podróż wyobrażoną dla naszych uczestników, chciałbym, żebyśmy zwrócili uwagę na cztery elementy.

Pierwszy z nich to plan na tę podróż. Często planujemy podróż od momentu wejścia do samolotu do momentu, aż z niego wysiądziemy. Chciałbym, żebyśmy cofnęli się trochę wcześniej i pomyśleli, jak będzie wyglądała podróż uczestników – ta wyobrażona – od momentu ogłoszenia konkursu do momentu wyłonienia uczestników.

Pamiętajmy o planie na komunikację. Często planujemy sobie całą podróż dzień po dniu, ale zapominamy o planie na komunikację.

Co dwa tygodnie wysyłamy komunikat. Pierwszy jest kickoffowy – to może być mail, wydarzenie, a nawet fizyczny prezent. Coś namacalnego, co zwróci uwagę uczestników.

Następnie, co dwa tygodnie, przybliżamy kierunek: atrakcje, smaki, kuchnię. Zaciekawiamy wyjazdem, zestawiając to z targetem, który uczestnicy realizują.

Kolejnym aspektem jest kanał komunikacji. To niezwykle ważna kwestia, żebyśmy popatrzyli na codzienność naszych uczestników i dobrali taki kanał, który faktycznie do nich dociera.

Nie zawsze mail będzie skuteczny. Czasem są to SMS-y, czasem grupa na WhatsAppie, a nieraz social media, które wyświetlają się w czasie wolnym.

Jako przykład mogę podać branżę rolniczą, gdzie komunikacja początkowo była mailowa. Okazało się, że większość komunikatów nie dociera. Zmieniliśmy to na prostą grupę na WhatsAppie i program wzbudził tak duże zainteresowanie, że zamiast 40 osób pojechało 80.

Kolejnym aspektem jest współpraca. Działy wsparcia sprzedaży potrzebują współpracy nie tylko z działem sprzedaży, ale również z marketingiem i agencją incentive, która organizuje całość wyjazdów

Dlatego zachęcam, aby przed ogłoszeniem konkursu sprzedażowego, przed ogłoszeniem konkursu incentive, zorganizować coś w formie szkolenia, po to, by firma, która dostarcza wyjazd, mogła w sposób kompetentny i jednoznaczny przedstawić wszystkie aspekty programu.

Dzięki temu dział marketingu będzie mógł komunikować w taki sam sposób atrakcje, które tam będą, jak i handlowcy, którzy jeżdżą do naszych partnerów handlowych i będą w stanie zachęcić do wyjazdu.

2. Podróż przeżywana

Drugi etap, podróż przeżywana, czyli dobrze znana nam wycieczka, w której bierzemy udział i często na niej się koncentrujemy. 90%, 98%, a nawet 100% budżetu idzie tylko i wyłącznie na ten etap. Jest to etap, który trwa od momentu wejścia na lotnisko do momentu odbioru bagażu.

Jaki mamy cel postawiony? Są tak naprawdę dwa. Pierwszy to spełnienie obietnicy na 110%. To, co sobie wyobraziliśmy i to, co pomogliśmy sobie wyobrazić, musimy spełnić z nawiązką. Drugi cel to budowanie relacji, czyli stworzenie takiej atmosfery na wyjeździe, takich relacji, które przełożą się efektywnie na biznes po jego powrocie.

Jednym z elementów, o których musimy pamiętać, jest to, żeby podróż przeżywana została nagrodą. Spotykamy się czasem z wyjazdami, gdzie uczestnicy wyrobili targety, spełnili cele przedkładane przed nimi, a i tak na wyjeździe jest ogrom szkoleń czy konferencji. Otrzymaliśmy nagrodę za naszą pracę, a i tak musimy wywiązywać się z kolejnych obowiązków.

Dlatego pamiętajmy, by skupić się na docenieniu naszych partnerów za to, że osiągnęli wymagane wyniki, a sam wyjazd traktujmy jako nagrodę.

W trakcie całego wyjazdu starajmy się zaskakiwać naszych uczestników, czyli zostawmy sobie jakiś drobny margines, o którym nie poinformujemy w programie. Chodzi o drobny element – czy to kolacji, czy na przykład przelotu helikopterem. I tym drobnym elementem możemy spowodować, że uczestnicy będą zaskoczeni, poczują, że dostali coś ponad to, czego się spodziewali.

Pamiętajmy również o budowaniu przestrzeni do relacji, czyli żeby stworzyć przestrzeń, gdzie będziemy mogli się spotkać, porozmawiać i nawiązać te relacje, które później będą oddziaływały na nas długofalowo.

Jeżeli w incentive travel odetniemy relacyjność na wyjeździe, to zrównamy sobie program incentive z każdym innym programem sprzedażowym, gdzie finalnie otrzymujemy nagrodę. Ponieważ jeżeli robimy program i dostajemy kosiarkę, pralkę czy lodówkę, to w momencie wyrobienia targetu bierzemy nagrodę i idziemy do domu – i tam nie ma miejsca na relacyjność.

Incentive travel polega na tym, że oprócz tego, że zachęcamy do wyrobienia naszych celów biznesowych, możemy na wyjeździe jeszcze popracować na relacjach. Dlatego nie zapominajmy o tej przestrzeni, ponieważ wytracamy dużą siłę w momencie, kiedy nie zatroszczymy się o przestrzeń dla nas.

3. Podróż wspominana

Ostatni etap – podróż wspominana. I to jest etap, o którym najczęściej zapominamy. A jeżeli będzie to podróż bez niego, to tak jakbyśmy w trakcie lotu wyskoczyli w pewnym momencie z samolotu.

Tutaj bazujemy na tym, żeby jak najdłużej podtrzymać zaangażowanie uczestników, które przyczyni się do tego, że przełoży się to na nasz biznes. Ale ważne jest to, by mieć już przygotowany kolejny program wyjazdowy. Dzięki temu jesteśmy w stanie wykorzystać to podekscytowanie uczestników do „zarażenia” kolejnym programem.

Na pewno pamiętacie moment, kiedy odbieracie walizkę z taśmy bagażowej i wszyscy są najlepszymi przyjaciółmi, wspominają to, co było, a grupa na WhatsAppie czy innych komunikatorach utrzymuje się przez tydzień, dwa tygodnie – poprzez wymianę zdjęć i rozmowy na temat podróży.

I właśnie tę chwilę chcemy maksymalnie wydłużyć.

Możemy to zrobić poprzez wspominanie naszej podróży, rozsyłanie fotoksiążek, wysyłanie filmów, ewentualnie gadżetów z podróży, gdzie nasi handlowcy mogą pojechać do swoich partnerów i wrócić do tych momentów, wspominając wyjazd.

Podróż przeżywana bardzo mocno łączy się z wyobrażoną. Na pewno pamiętacie, ile siły, zaangażowania i kreatywnego działania kosztowało Was, żeby zarazić uczestników pomysłem na wyjazd.

A co by było, gdyby ten element podróży wyobrażonej zaczynał się jeszcze na wyjeździe?

Dla przykładu – organizowaliśmy ostatnią kolację na Sri Lance, gdzie wspominaliśmy cały wyjazd incentive. W jakim stylu ją zrobiliśmy? W stylu delikatnie afrykańskim, a uczestnicy jako gadżet otrzymali herbatę z RPA oraz drobne zaproszenie na kolejny wyjazd.

To spowodowało, że jeden konkurs przeszedł płynnie w drugi i uczestnicy – na wysokim zaangażowaniu i dużym podekscytowaniu – zadeklarowali udział w kolejnym jeszcze przed powrotem do kraju.

Podsumowanie

Podsumowując, chciałbym, żebyście pamiętali, że incentive to nie wycieczka. To proces, który posiada trzy etapy, do którego warto przyłożyć się równie mocno, ponieważ każdy z nich ma inny cel.

Pamiętajcie też o tym, że jest to w pewnym momencie obieg zamknięty.

Zwróćcie uwagę również na budżet, który przeznaczamy na wyjazd. Najczęściej jest to kwota tylko i wyłącznie na podróż przeżywaną, czyli na naszą wycieczkę. Starajmy się wyseparować – nawet kosztem drobnej atrakcji, kolacji czy drinka na plaży – część budżetu na komunikację przedwyjazdową, gadżety czy specjalny film, po to, żebyśmy mogli zbudować większą ochotę na wyjazd docelowy.

I to, co chciałbym, żeby wybrzmiało na sam koniec – pamiętajmy, że incentive to nie wycieczka od momentu wejścia do samolotu i odebrania bagażu z taśmy bagażowej.

To proces, który rozpoczyna się dużo wcześniej – już na etapie ogłoszenia konkursu – i trwa jeszcze długo po powrocie, w postaci relacji, które się tam utworzą, oraz efektów biznesowych, które z niego wynikają.

Jeżeli nie masz pomysłu, jak przeprowadzić uczestników przez te trzy etapy, chętnie Ci w tym pomożemy. Link znajdziesz poniżej.

Dobrze zaplanowany wjazd incentive

W BT Events & Incentive projektujemy każdy wyjazd incentive pod konkretny cel klienta. Od briefu, przez wybór kierunku, po pomiar efektów.

Chcesz, by Twój wyjazd incentive przyniósł zamierzone efekty? Zobacz nasze realizacje wyjazdów incentive i subskrybuj kanał Lecimy z Planem. Wyjazd incentive zaplanowany w 3 etapach to różnica między zwykłą wycieczką a realnym narzędziem wpływu na zaangażowanie i wyniki.