Jak wygląda
współpraca z BT Events & Incentive

1. Dobór opiekuna projektu

Zaczynamy od krótkiej, 5-minutowej rozmowy telefonicznej, w której poznajemy cele wyjazdu, uczestników i kontekst biznesowy projektu.

Na tej podstawie dobieramy opiekuna projektu, który specjalizuje się w danym typie wyjazdów i kierunkach, aby od początku prowadził projekt w sposób dopasowany do założeń i efektów, które chcesz osiągnąć.

2. Bezpłatna konsultacja i wstępna koncepcja wyjazdu

Podczas około 30-minutowego spotkania briefingowego rozmawiamy o celu wyjazdu i powodach, dla których firma decyduje się na wyjazd firmowy. Analizujemy kontekst biznesowy, profil uczestników oraz to, co w danym projekcie jest kluczowe: kierunek, standard i charakter doświadczeń.

Na tym etapie dzielimy się wiedzą i wnioskami, a także przedstawiamy wstępne koncepcje wyjazdu. Już podczas spotkania sygnalizujemy możliwe kierunki i programy wyjazdów oraz pomysły, zgodnie z ustalonymi potrzebami i celami projektu.

Całość osadzona jest w podejściu BT 360, które traktuje wyjazd jako narzędzie angażujące uczestników przed wyjazdem, budujące relacje w trakcie i przynoszące długofalową wartość po powrocie.

3. Gotowy projekt programu i transparentna kalkulacja

W ciągu 7 dni roboczych przygotowujemy pełną, szczegółową ofertę projektu. Obejmuje ona około 2 rekomendowane programy wraz z wyceną, konkretnymi terminami oraz kompletnym planem wyjazdu.

Na tym etapie nadajemy projektowi ostateczny kształt. Przedstawiamy hotele, program atrakcji, motyw przewodni, spójną komunikację oraz szczegółowy harmonogram podróży i pobytu. Całość prezentujemy wraz z otwartą kalkulacją, która pozwala elastycznie dopasować zakres wyjazdu i decydować o poszczególnych elementach programu.

Nie skupiamy się wyłącznie na samym wyjeździe. W ramach naszego podejścia - BT 360 - projektujemy programy działające na trzech poziomach: przed wyjazdem, w trakcie jego realizacji oraz po powrocie uczestników. Dzięki temu wyjazd firmowy staje się częścią szerszego procesu, który wspiera zaangażowanie, relacje i realizację celów biznesowych.

Program projektujemy indywidualnie, w oparciu o ustalone cele i założenia. Każdy element może być modyfikowany tak, aby finalny projekt w pełni odpowiadał potrzebom i oczekiwaniom.

Każdorazowo porównujemy oferty wielu kontrahentów, aby zapewnić optymalny standard i najlepszą relację jakości do ceny.

4. Ostateczny wybór i podpisanie umowy

Po wyborze finalnej wersji programu potwierdzamy zakres współpracy i świadczeń oraz przechodzimy do podpisania umowy. Na tym etapie porządkujemy warunki realizacji projektu i harmonogram działań.

To moment, w którym ustalone założenia zamieniają się w konkretne zobowiązania po obu stronach.

1. Kickoff projektu

Podczas kickoffu omawiamy wszystkie kluczowe ustalenia projektu: zakres współpracy, role zespołu, sposób komunikacji oraz harmonogram działań. Upewniamy się, że zarówno po stronie klienta, jak i naszego zespołu wszyscy rozumieją cele wyjazdu i sposób ich realizacji.

To moment, w którym doprecyzowujemy oczekiwania i przechodzimy do etapu realizacji.

2. Komunikacja przedwyjazdowa i zaangażowanie uczestników

Jeszcze przed wyjazdem uruchamiamy spójną komunikację, która porządkuje przygotowania i buduje zaangażowanie uczestników.

Standardem naszej współpracy jest dedykowana platforma BT App, a w zależności od założeń projektu oferujemy również stronę sprzedażową programu.

Połączenie BT App i strony sprzedażowej tworzy spójne doświadczenie od ogłoszenia programu aż po perfekcyjnie zorganizedowany wyjazd.

Uzupełniająco wykorzystujemy mailing oraz grupy WhatsApp do przekazywania informacji organizacyjnych i praktycznych, zapewniając uczestnikom stały dostęp do kluczowych komunikatów.

3. Zatwierdzenie założeń projektu

Na tym etapie zatwierdzamy kluczowe elementy wyjazdu m.in. listę uczestników, branding programu oraz menu.

To moment, w którym wszystkie ustalenia zostają domknięte przed przejściem do realizacji.

4. Realizacja wyjazdu i opieka zespołu na miejscu

Podczas wyjazdu zapewniamy pełną koordynację projektu i stałą obecność naszego zespołu na miejscu. W zależności od założeń, liczby uczestników i charakteru wyjazdu, projekt wspierany jest przez pilotów, koordynatorów, przewodników, animatorów, a także DJ’a, fotografa czy kamerzystę.

5. Efekt po wyjeździe i długofalowa wartość

W ostatnim dniu wyjazdu uczestnicy wypełniają anonimowe ankiety. Na ich podstawie analizujemy efektywność projektu i oceniamy jego wpływ w odniesieniu do wcześniej zdefiniowanych celów i KPI.

Wyniki porządkujemy w formie podsumowania dla klienta, uzupełnionego o kluczowe wnioski i rekomendacje.

W ramach komunikacji powyjazdowej wysyłamy podziękowania za udział w programie oraz w zależności od projektu - film lub fotoalbum jako pamiątkę i wspomnienie z wyjazdu.

Dzięki temu wyjazd firmowy nie jest jednorazowym wydarzeniem, lecz elementem szerszego procesu. Zamyka jeden etap działań i jednocześnie daje impuls do kolejnych, wspierając utrzymanie motywacji, relacji oraz gotowości do realizacji nowych celów.