Agencja incentive: Jak WYBRAĆ odpowiedniego partnera?

Agencja incentive czy biuro podróży? Wybór partnera do organizacji wyjazdu firmowego to jeden z najważniejszych momentów w całym procesie. To od niego bardzo często zależy, czy wyjazd incentive przełoży się na realne efekty biznesowe – czy pozostanie tylko dobrze zorganizowaną wycieczką firmową.

Problem w tym, że wiele firm wybiera partnera wyłącznie na podstawie oferty i ceny, pomijając kwestie takie jak proces, strategia czy sposób pracy, jaki reprezentuje dana agencja incentive.

W tym materiale pokazuję 7 kroków, które pomogą Ci świadomie wybrać agencja incentive – taką, która nie tylko zorganizuje wyjazd, ale realnie wesprze Twoje cele, zaangażowanie uczestników i wyniki sprzedażowe.

7 kroków, na które musisz zwrócić UWAGĘ

W tangu argentyńskim, poza muzyką, istotne są jeszcze dwa elementy. Pierwszy z nich to wybór dobrego partnera. Nawet jeżeli Ty dobrze czujesz rytm i wiesz, co robić, to bez zrozumienia bardzo szybko pojawia się stres i chaos.

W wyjazdach firmowych jest dokładnie tak samo. Jeżeli znasz najważniejsze kroki i dobierzesz odpowiedniego partnera, który zrozumie cel Twojej firmy, wyznaczy drogę i przeprowadzi Cię przez nią z sukcesem – jesteś w stanie osiągnąć zupełnie inny efekt. I dlatego jesteśmy w Buenos Aires, gdzie pokażę Ci podstawowe kroki, które pomogą dobrać odpowiedniego partnera do organizacji wyjazdów firmowych.

No to co – lecimy z planem na owocną i partnerską współpracę.

Paliwo lotnicze dla tego kanału dostarcza BT Events & Incentive – wyjazdy, które pracują dla Twojego biznesu.

Krok 1: Zacznij od siebie – wyznacz swój rytm

To bardzo ważne, żebyś wiedział, czy szukasz mistrza techniki, czy tylko kogoś, kto będzie towarzyszył Ci krok po kroku „do baru”.

To takie bardzo proste nawiązanie, ale niezwykle ważne, ponieważ spotykam się bardzo często z zapytaniami: „Mam 10 000, poproszę o ofertę” – i na tym się kończy, bez zbędnego zagłębiania się w to, po co my w ogóle chcemy zorganizować ten wyjazd i kogo szukamy.

I tym pierwszym krokiem jest zapytanie samego siebie: kogo ja szukam? Czy szukam zwykłej agencji, która chce mi zabukować hotel i nic więcej, czy agencji, która wspomoże mnie w całym procesie komunikacji z klientami i finalnie da mi efekt końcowy zakończony lepszym programem i wyższymi wynikami.

To z pozoru bardzo proste pytanie i powinno być łatwe do rozwiązania, ale nie zawsze tak jest.

Jako przykład – hurtownia części spożywczych zabiera 40 swoich klientów, najlepszych partnerów, na wyjazd do Turcji. Wydają budżet około 300 000 zł. Efekt? Klienci wracają opaleni, ale decydują się na ofertę konkurencji, jeżeli rabat jest choćby niższy o 2%. Ich problemem było to, że korzystali z biura podróży, a nie z agencji incentive. Czyli potrzebowali kogoś, kto spojrzy na problem szerzej i zaproponuje rozwiązania, które przełożą wyjazd na efekty biznesowe.

Nie ma w tym nic złego, jeżeli mamy dobrze ułożoną strategię incentive i korzystamy z biura, które jest mocne w danym kierunku. Ale przed wysłaniem zapytania sprawdźmy, czego potrzebujemy i na tej podstawie wysyłajmy je dalej.

Krok 2: Szukaj edukacji, a nie sprzedaży

Partner, który w tańcu tylko i wyłącznie Ci przytakuje i nie skoryguje Twojej pozycji, spowoduje, że i tak skończy się to „glebą”.

Przekładając to na wyjazdy incentive – chciałbym, żebyśmy popatrzyli na to w taki sposób, że jeżeli rozmawiamy na spotkaniu briefowym, mamy pomysł na sześć destynacji, a agencja incentive zgadza się na każdą, w każdej porze roku, to powinna nam się zapalić lampka, czy na pewno to dobre miejsce. Bo nie kluczem jest sprzedać destynację w najgorszej możliwej porze roku, bądź tylko doradzić. A sztuką jest wyedukować i poszerzyć horyzont poprzez wiedzę, którą mamy.

Pierwszy przykład to klient, który był na wyjeździe prywatnym w hotelu, który mu bardzo zaimponował. Finalnie po naszym sprawdzeniu był to hotel totalnie nieimprezowy, co nie zgadzało się z briefem – dlatego edukowaliśmy klienta i zmieniliśmy hotel.

Druga sytuacja – świetna kontroferta na Malediwy w okresie gigantycznych opadów. Dzięki edukacji udało się przestrzec klienta, żeby nie pojechał do destynacji, gdzie w momencie, kiedy pada, nie ma kompletnie co robić.

Krok 3: Rozwiązania szyte na miarę, a nie ctrl+c ctrl+v

Przekładając to na taniec. Muzyka się zmienia, a my tańczymy ciągle te same kroki.

W wyjazdach incentive czy wyjazdach firmowych często zauważamy, że robimy jeden wyjazd, który nam wyszedł – np. „Costa del Sol – w blasku słońca” i jedyne co robimy, to podmieniamy logotypy, bo skoro sprawdziło się jednej firmie, to drugiej też się spodoba.

I faktycznie są elementy wspólne – miejsca, które imponują widokiem czy atrakcyjnością – ale to, co jest kluczowe, to zagłębienie się w daną firmę, jej wartości, przesłanie i komunikację.

Sprawdźmy, czy oferta ma element dla nas. Czy jest nazwa i motyw nawiązujący do firmy, czy strefy animacyjne są wszędzie takie same – siatkówka, boule, frisbee – czy jednak ktoś pokusił się o stworzenie całego konceptu dopasowanego do naszej organizacji.

Krok 4: Transparentność

Zwróćmy uwagę, czy płacimy za pełną orkiestrę, czy tylko za muzykę puszczaną ze Spotify.

I tutaj chciałbym zwrócić uwagę na to, żebyśmy wiedzieli, co wchodzi w skład całego wyjazdu, żebyśmy mieli dostęp do otwartej kalkulacji – ile przeznaczamy na loty, ile na hotel, ile na atrakcje.

Taka kalkulacja daje nam bardzo dużo możliwości pod względem elastycznego podejścia do programu i wiemy, jak ewentualnie zamienić dany element, podmienić hotel czy zmodyfikować program, żeby zoptymalizować budżet pod nasze preferencje.

Transparentność nie dotyczy tylko kosztów, ale też dostępu do doświadczeń. Nie wyobrażam sobie proponować hotel i podawać tylko zakres gwiazdek albo proponować restaurację bez jej nazwy.

Osoba, która decyduje się na wyjazd, musi mieć pełen przegląd i móc sprawdzić, czy to będzie restauracja X czy Y i dobrać ją do siebie.

Najlepszym przykładem jest firma, która bardzo długo nie mogła podjąć decyzji, czy wyjechać do Malagi, czy zrobić wyjazd na Majorkę. Były to długie dyskusje, który wariant wybrać.

Wystarczyło wysłać otwartą kalkulację, w której można było wyeliminować te najdroższe składniki, które finalnie nie były aż tak istotne dla klienta, zoptymalizować budżet i dopiąć program… w jeden dzień.

Krok 5: Sprawdź proces i zobacz co dzieje się za kulisami

Czyli jeżeli nie będziemy mieli próby, to prawdopodobnie podepniemy się po naszych palcach w trakcie tańca.

I chciałbym, żebyśmy zwrócili uwagę na to, żeby zapytać, co dzieje się po podpisaniu umowy. Do tego etapu wiadomo, że głównie rozmawiamy o programie, atrakcjach, hotelach, komunikacji i o tym, jak przełożyć to na jak najlepszy efekt.

Ale ważne jest, żeby zadać pytanie, co dzieje się później. Czy będziemy mieli kickoff projektu, czy zaplanowaną całą procedurę przejścia przez projekt.

I to, co jeszcze jest istotne – kto będzie „tancerzem” w trakcie tego projektu. Czy będziemy mieli dedykowanego project managera, czy będziemy mieli osobnego grafika, czy będą osoby, które zarządzą całością projektu.

Problem pojawia się w momencie, kiedy mamy wysoki sezon wyjazdowy i jedna osoba zajmuje się wieloma projektami jednocześnie. Przy natłoku obowiązków może nie mieć czasu, żeby dopiąć wszystkie szczegóły tak, jak powinna.

Krok 6: Szukaj konkretów, i nie tylko medali, ale też blizn

Praktycznie zawsze dostajemy pytanie o nasze najlepsze case study. Obróćmy tę sytuację i zapytajmy: „co nam nie wyszło?” Jaki mieliśmy plan B, C bądź D i jak zareagowaliśmy.

W turystyce nie wszystko możemy przewidzieć. Każdy krok może zależeć od wielu czynników, dlatego ważne jest to, żeby być na nie przygotowanym i mieć zabezpieczenia.

Zapytajmy też o podstawowe kwestie formalne, jak gwarancję ubezpieczeniową czy wpis do rejestru organizatorów i pośredników turystyki.

Jako sytuację z życia wziętą chciałbym przytoczyć swoją. Byliśmy w Lizbonie, mieliśmy transfer do Faro – trzy godziny autokarem. Na pokładzie producenci opon samochodowych i autobusowych. Niestety autokar miał poważną awarię opony, a kolejny mógł przyjechać dopiero za trzy czy cztery godziny. Nie mogliśmy sobie pozwolić na to, żeby grupa czekała tak długo. W przeciągu 15 minut zorganizowaliśmy 12 taksówek i zrobiliśmy „taxi drive” do hotelu na południu. Efekt był taki, że grupa była na basenie godzinę wcześniej, niż gdyby jechała standardowo autokarem.

Krok 7: Pomoc logistyczna

Nawet piękna sukienka nie daje nam gwarancji, że nasz partner nie staranuje innych par na parkiecie. Chcę przez to powiedzieć, żebyśmy zwrócili uwagę, na ile nasz partner wesprze nas w logistyce organizacyjnej i w całym programie sprzedażowym.

Warto zadać pytanie, czy druga strona ma sprawdzoną procedurę, która poprawi nasze wyniki i odciąży nasz zespół – w zapisach, w układaniu rooming list czy w komunikacji do uczestników. Dzięki temu nawet odrobinę wyższa cena może spowodować, że odciążymy nasz zespół i zyskamy czas na inne zadania.

Jako przykład mogę podać realizację na 450 osób, gdzie klient w poprzednim roku sam zajmował się zapisami, układał Excela – nazwiska się zmieniały, ktoś rezygnował, ktoś się dopisywał. Tworzyło to totalny chaos. Finalnie, jadąc z klientami na lotnisko, nie był pewny, czy wszystkie nazwiska się zgadzają przed wylotem. Rozwiązanie było proste – zapewniliśmy system rejestracji z modułem układania rooming list, który spowodował, że cały ciężar organizacyjny – zarówno zakwaterowania, jak i wylotów z różnych lotnisk spadł na barki organizatora. Zostało to przeprowadzone szybko i bez konieczności angażowania dziesiątek godzin po stronie klienta.

Podsumowanie

Incentive to nie konkurs piękności PDF-ów. To zaufanie, zasada, edukacja, szczerość, proces to idealny taniec i przepis na znalezienie dobrego partnera.

Jeżeli chcesz, żeby Twój wyjazd firmowy odbywał się w dobrym rytmie, bez podkładania sobie nóg, odezwij się do nas. Prześlemy szczegółowy program dopasowany do Twoich celów biznesowych. Formularz kontaktowy znajdziesz obok. Zobacz również nasze realizacje i subskrybuj kanał Lecimy z Planem.