Ile wcześniej planować zagraniczny wyjazd firmowy?

Dobry zagraniczny wyjazd firmowy zaczyna się znacznie wcześniej niż w dniu wylotu. Wybór kierunku, rezerwacja lotów i hotelu, przygotowanie programu, kontraktowanie atrakcji, logistyka uczestników czy odpowiednie zabezpieczenie całej grupy wymagają czasu.

Dlatego jedno z najczęstszych pytań brzmi: ile wcześniej należy zacząć planować zagraniczny wyjazd firmowy?

W większości przypadków najlepiej rozpocząć przygotowania około 6–9 miesięcy przed planowanym terminem. Przy dużych grupach, popularnych kierunkach, podróżach w wysokim sezonie albo bardziej rozbudowanych programach incentive warto zacząć nawet 9–12 miesięcy wcześniej.

Nie oznacza to, że wyjazdu nie da się zorganizować w krótszym czasie. Jednak im mniej czasu pozostaje do realizacji, tym mniejsza jest dostępność najlepszych połączeń, hoteli i atrakcji, a możliwości dopasowania programu do budżetu i oczekiwań grupy stają się coraz bardziej ograniczone.

Zagraniczny wyjazd firmowy, ile wcześniej zacząć organizację?

Nie istnieje jeden termin odpowiedni dla każdego projektu. Wszystko zależy od liczby uczestników, kierunku, sezonu, dostępności lotów oraz stopnia skomplikowania programu.

Są to oczywiście rekomendowane terminy, a nie sztywne granice. Czasami dobry projekt można przygotować szybciej. Trzeba jednak liczyć się z tym, że przy krótkim terminie większe znaczenie będzie miała elastyczność dotycząca kierunku, lotów, hotelu czy samego programu.

Dlaczego 1–2 miesiące przed wyjazdem to często za późno?

Z perspektywy osoby planującej prywatny urlop dwa miesiące mogą wydawać się sporym wyprzedzeniem.

W przypadku wyjazdu firmowego sytuacja wygląda jednak zupełnie inaczej.

Jeżeli w podróż ma polecieć 80 osób, nie potrzebujemy dwóch wolnych miejsc w samolocie, tylko kilkudziesięciu miejsc na tym samym połączeniu. Nie szukamy jednego pokoju hotelowego, ale np. 40 czy 50 pokoi w jednym obiekcie. Restauracja musi pomieścić całą grupę, a atrakcja czy transport muszą być dostępne dokładnie w wybranym terminie.

I właśnie dlatego czas ma tak duże znaczenie.

Mniejsza dostępność lotów

Przy organizacji podróży grupowej ważna jest nie tylko cena pojedynczego biletu. Kluczowa staje się przede wszystkim dostępność odpowiedniej liczby miejsc na tym samym rejsie.

W przypadku większych grup linie lotnicze stosują osobne procedury rezerwacji grupowych. Co ważne, wcześniejsze zabezpieczenie miejsc nie zawsze oznacza konieczność podawania od razu pełnej listy uczestników. Przykładowo LOT umożliwia przekazanie nazwisk pasażerów nawet do 7 dni przed wylotem, Turkish Airlines wymaga sfinalizowania listy wcześniej, a Qatar Airways również pozwala zabezpieczyć rezerwację grupową bez natychmiastowego podawania wszystkich danych uczestników.

To oznacza, że nie trzeba znać ostatecznego składu grupy już na początku organizacji.

Wcześniejsze planowanie daje natomiast możliwość zabezpieczenia jednego z najważniejszych elementów całego wyjazdu, czyli odpowiedniej liczby miejsc na dogodnym połączeniu lotniczym i w terminie, który odpowiada założeniom projektu.

Mniejszy wybór hoteli

Podobnie wygląda sytuacja z noclegami.

Przy grupie 60, 100 czy 200 osób nie wystarczy znaleźć hotelu, który ma „wolne pokoje”. Potrzebna jest odpowiednia liczba pokoi dostępnych w tym samym terminie, często także przestrzeń na spotkanie, kolację czy wydarzenie wieczorne.

Im bliżej wyjazdu, tym większe ryzyko, że najlepiej dopasowane obiekty będą już zajęte albo nie będą dysponowały wystarczającą liczbą pokoi dla całej grupy.

Mniejszy wybór atrakcji i restauracji

Dobry program incentive rzadko składa się wyłącznie z przelotu, hotelu i standardowego zwiedzania.

W programie mogą pojawić się prywatne rejsy, kolacje w nietypowych miejscach, zamknięte wydarzenia, aktywności sportowe, lokalni artyści, przewodnicy czy atrakcje realizowane na wyłączność.

Wszystkie te elementy mają ograniczoną dostępność.

Jeżeli najciekawsza restauracja może przyjąć grupę tylko jednego wieczoru, a ten termin jest już zajęty, program trzeba zmienić. To samo dotyczy transportu, atrakcji, przewodników czy przestrzeni eventowych.

Przy kilku miesiącach zapasu można wybierać spośród najlepszych rozwiązań. Przy kilku tygodniach coraz częściej trzeba dopasować program do tego, co jest jeszcze dostępne.

Im wcześniej zaczynamy, tym większa kontrola nad budżetem

Krótki termin wpływa nie tylko na dostępność, ale również na budżet. Nie oznacza to, że każdy wyjazd zorganizowany później automatycznie będzie droższy. Jednak im mniej dostępnych możliwości, tym mniejsza jest przestrzeń do wyboru.

Jeśli na danej trasie pozostaje tylko jedno rozsądne połączenie lotnicze, trudno szukać tańszej alternatywy.

Jeżeli z kilku hoteli spełniających wymagania grupy dostępny jest już tylko jeden, również tracimy możliwość porównania ofert.

Wcześniejsze rozpoczęcie organizacji pozwala:

• porównać więcej wariantów,
• dobrać kierunek do budżetu,
• sprawdzić alternatywne terminy,
• negocjować warunki,
• szukać lepszych połączeń,
• zmienić hotel lub program bez przebudowy całego projektu.

Dlatego odpowiednie wyprzedzenie nie daje tylko większego komfortu organizacyjnego. Daje przede wszystkim większą kontrolę nad tym, na co wydawany jest budżet wyjazdu.

Od czego zależy czas potrzebny na organizację wyjazdu?

Liczba uczestników

Im większa grupa, tym trudniej znaleźć odpowiednią liczbę miejsc w samolocie, pokoi czy przestrzeń mogącą przyjąć wszystkich uczestników.

Wyjazd dla 20 osób daje znacznie większą elastyczność niż projekt dla 150 czy 300 osób.

Kierunek

Nie wszystkie destynacje są równie łatwe logistycznie.

Europejska stolica z wieloma codziennymi połączeniami lotniczymi daje inne możliwości niż odległy kierunek obsługiwany kilkoma lotami tygodniowo.

Znaczenie ma również dostępność lokalnej infrastruktury, hoteli i partnerów.

Termin

Maj, czerwiec, wrzesień czy okresy świąteczne należą do popularnych terminów podróży i wydarzeń biznesowych.

Trzeba również uwzględniać lokalne święta, targi, kongresy, wydarzenia sportowe czy festiwale, które mogą wpływać zarówno na ceny, jak i dostępność.

Program

Im bardziej rozbudowany i niestandardowy scenariusz, tym więcej elementów trzeba wcześniej zabezpieczyć.

City break obejmujący zwiedzanie miasta wymaga innego czasu przygotowań niż program incentive z prywatnym wydarzeniem, trekkingiem, rejsem, zamkniętą restauracją i kilkoma zmianami lokalizacji.

Kiedy najlepiej zgłosić się do agencji incentive?

Najlepiej wtedy, gdy znane są już podstawowe założenia wyjazdu, ale niekoniecznie jego cały scenariusz.

Nie trzeba przychodzić do agencji z gotowym kierunkiem, hotelem i listą atrakcji. Wręcz przeciwnie.

Jeżeli znamy cel wyjazdu, orientacyjny budżet, liczbę uczestników i termin, można wspólnie sprawdzić, które kierunki i rozwiązania najlepiej odpowiadają tym założeniom.

Nie trzeba przy tym znać ostatecznej listy uczestników ani mieć gotowego programu. Na pierwszym etapie wystarczą podstawowe założenia projektu. Szczegóły mogą być dopracowywane w kolejnych etapach organizacji.

Wczesne rozpoczęcie rozmów daje możliwość porównania różnych destynacji, sprawdzenia dostępności i wyboru programu nie na podstawie tego, co pozostało wolne, ale tego, co rzeczywiście najlepiej odpowiada grupie.

Podsumowanie

W organizacji zagranicznego wyjazdu firmowego czas jest jednym z najważniejszych zasobów. Nie dlatego, że każdy projekt musi być przygotowywany przez wiele miesięcy, ale dlatego, że wcześniejszy start daje znacznie większy wybór i swobodę działania.

Im wcześniej rozpoczynamy przygotowania, tym większa jest dostępność lotów, hoteli, restauracji i atrakcji. Mamy też więcej przestrzeni na porównanie wariantów, dopracowanie programu i znalezienie rozwiązań najlepiej dopasowanych do budżetu oraz oczekiwań grupy.

Przy krótkim terminie dobry wyjazd nadal może być możliwy, ale kolejne decyzje coraz częściej wynikają z tego, co jeszcze jest dostępne, a nie z tego, co byłoby dla uczestników najlepsze.

Dlatego jeśli firma planuje zagraniczny wyjazd firmowy, warto rozpocząć rozmowy około 6–9 miesięcy wcześniej, a przy większych i bardziej wymagających projektach nawet 9–12 miesięcy przed planowanym wylotem.

Nie trzeba wtedy mieć gotowego programu ani znać wszystkich szczegółów. Na początek wystarczy orientacyjny termin, liczba uczestników, budżet i cel wyjazdu. Pozostałe elementy można dopracować wspólnie z agencją.

faq

Najczęściej zadawane pytania

Ile wcześniej planować zagraniczny wyjazd firmowy?

Najlepiej rozpocząć przygotowania około 6–9 miesięcy przed wyjazdem. W przypadku dużych grup, popularnych kierunków, wysokiego sezonu lub rozbudowanego programu incentive warto rozpocząć organizację 9–12 miesięcy wcześniej.

Czy 2 miesiące wystarczą na organizację wyjazdu firmowego?

W niektórych przypadkach jest to możliwe, jednak dużo zależy od liczby uczestników, kierunku, terminu i oczekiwanego programu. Przy krótkim czasie trzeba liczyć się z ograniczoną dostępnością lotów, hoteli i atrakcji oraz być bardziej elastycznym w kwestii założeń projektu.

Dlaczego wyjazd firmowy trzeba planować wcześniej niż prywatne wakacje?

Przy wyjeździe grupowym trzeba zabezpieczyć jednocześnie większą liczbę miejsc w samolocie, pokoi hotelowych, transport, restauracje i atrakcje dla całej grupy. Im większa liczba uczestników, tym dostępność odpowiednich usług staje się bardziej ograniczona.

Czy przed rozpoczęciem organizacji trzeba znać dokładną liczbę uczestników?

Nie zawsze. Na pierwszym etapie często wystarczy liczba orientacyjna. Szczegółowe dane uczestników i finalne listy mogą być przekazywane później, zgodnie z warunkami poszczególnych rezerwacji.

Kiedy zgłosić się do agencji incentive?

Warto skontaktować się z agencją już wtedy, gdy znany jest orientacyjny termin, liczba uczestników, budżet oraz cel wyjazdu. Nie trzeba wcześniej wybierać konkretnej destynacji czy przygotowywać programu. Te elementy mogą powstać wspólnie z agencją.

Masz pytanie? Porozmawiajmy